仕事を休むメールの例文で前日に送る7ステップ!ポイントとは!?

突然体調が悪くなったり、トラブルに巻き込まれたりして前日に仕事を休まなければならないことがわかったときは、連絡にとても悩みますよね。

仕事の時間外であれば、前日に仕事を休むメールを送っても大丈夫です!できれば休むメールで済ませたいですよね。

しかし、どういう文で休むメールを送るとよいのか、どういう理由なら休みを許されるのか悩みますよね。

突然のことですので、パニックになり冷静に考えられないときもあるでしょう。

この記事では、前日に送る休むメールを例文付きでご紹介します。例文がついていると、突然の欠勤でもそのままコピペして使えるので便利ですよ♪

さらに、欠勤してもよい理由やメールで伝えてよい理由も例文つきで解説しています。

前日に休むメールを送るのは突然のことですのでブックマークしておきましょう!

仕事を休むメールの例文を前日に送ろう!

ビジネスメールに慣れておらず、どういう構成でできているのかわからない方もいるでしょう。そういう方は、例文を参考にして休む前日にメールを作成してみてください♪

次から7ステップについて詳しく解説していきますね。

ステップ①：件名に自分の名前と要件を入力

メールフォルダを確認したときに、最初に目につくのが「件名」です。

件名を見ただけで、どういった内容のメールなのかを把握してもらえるように配慮しましょう。【】などでメールの内容をくくるとパっと見たときにわかりやすいですよ。

アドレスだけでは、誰からのメールなのかすぐにわからないこともあるので、自分の名前も入力しましょう。

ステップ②：本文の1行目はあいさつ文

一言「お疲れ様です」などあいさつ文を入れると、クッションになりますよ。

いきなり内容を伝えるとぶしつけな印象を与えてしまうので、本文の1行目にはあいさつ文を入れましょう。

ステップ③：本文の2行目に休みたいこととその理由

本文の2行目から本題に移りましょう。2行目から休みたいことと、休む理由を書きましょう。

仕事を休むメールでは、休む理由は必ず具体的に書くようにしましょう。「休みをいただけないでしょうか」だけだと、納得されない場合があります。

文の頭に「私事で恐縮ですが」や、「大変申し訳ないのですが」など「突然休んで申し訳ない」と思っている1フレーズを入れるとクッションになりますよ。

そして、休む理由はわかりやすく詳細を書くようにしましょう。

また、よくありがちな日本語の間違えもあるので注意が必要です。

ステップ④：休む間の仕事の引継ぎ状態や進捗状況

例文の通り、「担当している業務がどのようになっているのか」上司に伝えるようにしましょう。

休んでいる間に、あなたが担当している業務がどこまで終わっているのかが誰もわかっていないと迷惑をかけることになります。

場合によっては、この休むメールで仕事の引継ぎをお願いする場合もあるでしょう。その場合は、次のように書き直しましょう。

担当している業務の件でお願いがございます。〇〇まで終わっており、あとは××の業務のみです。この××の業務を変わっていただくことは可能でしょうか。

業務がどこまで終わっているのか、なにをするとよいのかをわかりやすく書くようにしましょう。

ステップ⑤：休暇中に連絡が取れる連絡先

もしかすると、前日に引継ぎをしっかりしていてもあなた本人ではないとわからないことが出てくるかもしれません。

もしもの場合に備えて、すぐに対応できる連絡先も記載しておきましょう。

忌引きや急なアクシデントでの休暇であれば、電話に出ることができる時間も記載しておくとよいですね。

ステップ⑥：結びの挨拶文

メールの本文の最後にも、挨拶文を必ず入れることがマナーです。

結びの挨拶文を入れることで、メールの文章全体に締まりがある上に、相手に丁寧な印象を与えることができます!

このときも「ご迷惑をおかけいたしますが」など、クッション言葉を入れるとより丁寧に見えますよ。

ステップ⑦署名をメールの最後に入力

署名には、自分のフルネームを入れましょう。必要に応じて部署名を自分のフルネームの前に入れると良いですね。

署名をメールに入れることで「このメールは私が自ら作りましたよ」という証拠を示すことができます。

直属の上司宛であれば、自分のフルネームで十分です。しかし、社内のルールがあればそれに従うようにしましょう。

仕事を休むメールがNGなら電話が無難

仕事を休むメールが許されない職場も世の中にはあります。

メールか電話でどちらか悩んだときは、電話が無難です。社内ルールとしてはっきりしていない場合は、まず電話連絡をしましょう。

当日電話で連絡する場合は、始業の10～15分前を目安に連絡がベストです。

メール連絡が許されるとき

基本的には、電話で連絡のほうが好印象を与えます。しかし、場合によってメールのほうが良かったり、メール連絡が許されるときがあったりします。

①業務時間外の時

業務時間を過ぎていると、電話をしても連絡がつながらない場合があります。

社内の携帯電話を持ち帰る場合もありますが、業務時間に電話するとお休みの日に連絡することになり、失礼にあたる場合があります。

その場合は、前日に休むメールで対応してもよいでしょう。

確認してもらえたか不安であれば、当日の朝に電話もするとより確実です。

②2日目以降の休み

1日休む予定が、連日になってしまうこともしばしばありますよね。

連日電話をしてしまうと、上司の仕事の時間を割いてしまうことになってしまいます。

③声が出ないほど体調が悪いとき

風邪を引いてのどの痛みで声が出ないときがありますよね。

つらい思いをして声を出して電話をしてしまうと悪化してしまいます。その上、電話の要件がうまく伝わらず、先方の時間を余分に取らせて迷惑をかけてしまうこともあるでしょう。

事情をしっかり話せば上司も理解してくれます。この場合は、無理に電話をせずにメールで対応しましょう。

ラインは原則避ける

この考え方はNGです!仕事の連絡でラインを使用するのは、原則控えたほうが良いです!

ラインはフラットにメッセージをやり取りできるため、しっかり文章を書いたとしても無礼な印象を与える印象があります。

また、いつもの癖で絵文字やフレンドリーな文章を使ってしまうとさらに印象が下がってしまうこともありますよ。

使いたい気持ちをぐっとこらえて、ラインでの連絡は最終手段にするとよいですね。

仕事を休むメールの例文を休む理由別でアレンジ!

例文の中でステップ③：本文の2行目に休みたいこととその理由を休むメールに記載するようにお伝えしました。

理由を休むメールに書くことで、仕事を休んでしまっても仕方ないことが上司に伝わりますよ。

しかし、理由の伝え方に悩みますよね。伝え方ひとつで言い訳がましくなってしまうことや、不快な思いをさせてしまうこともあります。

この項では、前日に休む代表的な理由をピックアップし、理由別に休むメールの書き方について、例文をまとめました。

休む理由の説明に困ったときは、次から紹介する例文を参考にして下さいね♪

体調不良で休む場合

翌日受診したい方は、最後の文を次の文に変えましょう。

改めて明日の朝にご連絡しますが、病院を受診させていただきたいため、明日休みをいただくことは可能でしょうか。

家族の体調不良で休む場合

家族の体調不良の場合、感染性の病気で本人に体調変化が出ていないか心配する上司もいます。仕事に復帰後は感染性のものではないこと、本人の体調に異変はないこと報告しましょう。

法事で休む場合

昨晩、祖父が息を引き取りました。つきましては、葬儀のため〇月〇日～〇月〇日まで休暇を頂けないでしょうか。

法事や突然の不幸は、れっきとした仕事を休む理由です。ストレートに書きましょう!

まとめ

• 仕事を休むメールの例文は7ステップで前日に送ることができる
  • ステップ①：件名に自分の名前と要件を入力
  • ステップ②：本文の1行目はあいさつ文
  • ステップ③：本文の2行目に休みたいこととその理由
  • ステップ④：休む間の仕事の引継ぎ状態や進捗状況
  • ステップ⑤：休暇中に連絡が取れる連絡先
  • ステップ⑥：結びの挨拶文
  • ステップ⑦：署名をメールの最後に入力
• 仕事を休むメールがNGであれば電話が無難であるが、メールでの連絡が許されるときがある
• 仕事を休むメールがNGであっても、ラインでの連絡は原則避ける
• 仕事を休むメールの例文を休む理由別でアレンジができる
  • 体調不良で休む場合
  • 家族の体調不良で休む場合
  • 法事で休む場合

仕事を休むメールの例文がわかれば、前日の休む連絡も怖くないですね!迷惑をかけることに対して申し訳ないという気持ちが伝われば、突然休んでしまっても気まずくなることは少ないですよ!

是非、この記事を参考にして前日に仕事を休むメールを送るようにしてくださいね!